Metadate, kwestie van data uiting en bescherming {part2}

Metadata helpt bij het snel en slim kunnen verwerken van gegevens in een bedrijf of organisatie!

 

(picture with courtesy www.w3.org)

In metadata {part 1} hebben we besproken hoe we regie houden over de door onszelf geproduceerde metadata. en hoe u de door u zelf geproduceerde metadata kunt beheren.

metadata = [verborgen achterliggende data]

Slimmer werken & zoeken met behulp van metadata

Dit deel behandeld waarom metadata behulpzaam is (kan zijn) bij het zoeken naar , het vinden, rubriceren, archiveren, verwerken van gegevens behulpzaam is.

Zo kan men in een zoekmachine die gebruik maakt van metadata bijvoorbeeld direct zoeken naar documenten geschreven door een bepaalde auteur. Met full text-zoeken, dus zonder gebruik te maken van metadata, is dit moeilijker doordat ieder document waarin de naam van de auteur voorkomt gevonden wordt. Dit kunnen er veel meer zijn dan de documenten die daadwerkelijk door de persoon geschreven zijn. (met dank aan Wikipedia)

Voordelen van database gebruik
Een van de voordelen van het gebruik van een database is dat men de data snel kan terugvinden. En veel databases ondersteunen dan ook dit zogenaamde “full text” zoeken. Wat het voor mensen gemakkelijk maakt onder eigen taalgebruik gegevens terug te vinden.

Wanneer deze bedrijfsgegevens van dusdanige waarde zijn dat zij de missie van en/of  doelstellingen in gevaar kunnen brengen, dan spreken we over kritieke bedrijfsgegevens (data).

Het beschermen van de integriteit, confidentialiteit, en beschikbaarheid van bedrijfskritieke gegevens een een primair doelstelling van IT afdelingen in de industrie, overheden, en wetenschap .

Standaard technieken om deze doelstellingen te realiseren zijn vaak beperkt tot netwerk- en host-based (lees netwerken, computer en server systemen) indringing detectie systemen, terwijl deze vaak bekend staan vanwege het niet bestendig zijn tegen indringing van “binnenuit” zie datatheft (EN)

                                                                                                                 (picture Castle Alley BV)

Microsoft SharePoint 2010 biedt vele mogelijkheden wanneer het aankomt pop het omgaan met beheerde metadata ook wel managed metadata oftewel beheerde metadata genaamd.

Microsoft omschrijft het als volgt: Beheerde metadata is een op hiërarchische collectie afgestemde verzameling van zelf samen te stellen centraal beheerde termen, die u daarna kunt gebruiken als attributen voor items in Microsoft SharePoint Server 2010.

Begrijpen van beheerde Metadata

---

Termen & Termen samenstellingen

Een term is een woord of een zin welke kan worden geassocieerd met een item in SharePoint Server 2010. Een term set is een samenstelling van gerelateerde termen. U kunt in Microsoft SharePoint 2010 specifiek aangeven dat een SharePoint Server 2010 kolom een term uit een specifieke term samenstelling moet bevatten.

Lokale en globale termen en samenstellingen

Beheerd van metadata is een manier van refereren aan het feit dat termsamenstellingen van termen gemaakt en los van elkaar gemaakt en beheerd kunnen worden onafhankelijk van de kolommen. Lokale term samenstellingen worden samengesteld binnen de context van een site verzameling (collection).

(picture in courtesy of www.cmswire.com)

Als voorbeeld , wanneer u een kolom toevoegt aan een lijst in een documentbibliotheek, en een nieuwe term samenstelling kiest waaraan deze kolom word gekoppeld, dan is deze nieuwe term samenstelling bedoeld voor de site verzameling (collection) waarin deze documentenbibliotheek is opgenomen.

Globale term samenstellingen worden gemaakt buiten de context van een site verzameling (collection). Als voorbeeld, kan de termen store administrator een termen samenstelling groep maken genaamd Human Resources en dit toewijzen een een a persoon om deze termen samenstelling te beheren.

De groep manager maakt dan term samenstellingen die gerelateerd zijn aan Human Resources, zoals werk titels en salaris gradaties in de Human Resources termen samenstellings groep.

Gebruikers krijgen alleen globale termen samenstellingen te zien en termen samenstellingen die lokaal zijn voor de gebruikers site verzameling (collection).

Bijvoorbeeld , voor het gemak nemen we aan dat uw bedrijf het RACI^* model heeft geadopteerd, waarin elk document dat is gemaakt een lijst van mensen moet bevatten die verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd zijn over het document.

Om dit te implementeren, kunt u:

1. Termen samenstellingen baseren op elke persoon zijn naam.

2. De groeperen in een globale term en samenstelling RACI-getraind personeel genaamd.

3. Maak hiervoor vier nieuwe kolommen :
   Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijke, Geraadpleegd , en Geïnformeerd.

4. Specificeer dat de waarde of waarden van elk van deze kolommen afkomstig moet zijn van de RACI-getraind personeels termen samenstelling.

5. Associeer deze vier kolommen met de type inhoud welke het document vertegenwoordigd.

   In bovenstaand voorbeeld , wordt elke keer wanneer een gebruiker een document bestand upload of maakt op de SharePoint Server 2010, moet de gebruiker de persoon of personen selecteren die geassocieerd zijn met het document in elke van de vier rollen. Wanneer het bedrijf een nieuw personeelslid aanneemt, voegt u een nieuwe term toe aan de RACI-getraind personeel termen samenstelling (term set), waarmee het een geldige waarde wordt om te gebruiken in de vier kolommen.

* RACI is een afkorting van de Engelse tekst Responsible/Accountable/Consulted/Informed en is een beheer model afkomstig uit het Microsoft Operations Framework denken (MOF*).

in het Nederlands zou het VEGG kunnen heten

RACI (is een lijst van activiteiten in de omschrijving van werkzaamheden als Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijke, Geraadpleegde , of Geïnformeerde over deze activiteit).

* MOF

Microsoft® Operations Framework (MOF) bestaat uit geintegreerde “best practices”, principes, en activiteiten die voorzien in uitgebreide richtlijnen voor het bereiken van uiterste betrouwbaarheid van IT oplossingen en diensten . MOF voorziet in vraag en antwoord gebaseerde begeleiding die u in staat stellen om vast te stellen wat benodigd is voor uw organisatie, alsook activiteiten waarmee uw IT organisatie effectief en efficiënt blijft opereren in de toekomst.

de richtlijn in het Microsoft Operations Framework omvat alle activiteiten en processen betrokken bij het beheer van IT dienstverlening : de concept fase, de ontwikkeling, operatien, beheer , en —uiteindelijk —het uit faseren. MOF organiseert deze activiteiten en processen  int Service Management Functies (SMFs), die gegroepeerd zijn in fases die de levensduur van de IT diensten weerspiegelt. Elk SMF is verankerd in een levensduur fase en bevat een unieke set doelstellingen en doelen ondersteunend aan de te behalen resultaten van die fase. 


De gereedheid om een IT dienst te verplaatsen van de ene fase naar de volgende wordt bevestigd door management reviews, waarmee verzekerd wordt dat de doelstellingen zijn behaald op een juiste manier en de IT’s doelstellingen nog steeds op lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie.


In Nederland vinden we veel informatie rondom Frameworks in groepen als ASL/BiSL.