Metadata, kwestie van vrijheid van data uiting en bescherming {part 1}

Wat is data ?

Data = da·ta de; mv gegevens
da·tum de; m -s, data (vermelding van) dag, maand en jaar; dagtekening.
(volgens Dikke van Dale)

Het is geen geheim, elke organisatie, bedrijf c.q. instelling slaat zijn gegevens op in 1 of andere vorm op. En in de meeste gevallen noemen we dit daarna bedrijfsdata oftewel bedrijfsgegevens.

                                                                     (picture with courtesy Castle Alley BV)  
Data gebruik

Vaak bepaald de grote van de hoeveelheid gegevens of we hiervoor een andere manier van opslaan voor gebruiken,   

meestal gebruiken we hiervoor een hulpmiddel wat Database heet.  Voor een uitgebreide uitleg over databases zie : http://nl.wikipedia.org/wiki/Database

Database = da·ta·bank de; v(m) -en, da·ta·base [deetaabees] de; v(m) -s opslagplaats van data. (volgens Dikke van Dale)

Data bevindt zich overal,  bijvoorbeeld rechtstreeks ingevoerd een spreadsheet of een wordprocessor document, of rechtstreeks in een database zelf.

Wat veel mensen niet weten is dat er achter dit soort gegevens ook nog gegevens in een soort van “achter deurtje” zitten en dat noemt men Metadata.

Ook bij het invoeren in een database , online en offline worden natuurlijk ook vaak gegevens meegenomen, zoals wie de gegevens invoert en welke gegevens hij of zij wijzigt.
Dit wordt audit logging genoemd. En is heel gebruikelijk in de database wereld.

 

Wat is nu precies metadata?

Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data of gegevens over de gegevens zo u wilt.

De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn:

De auteur, de datum van schrijven, de uitgever, het aantal pagina’s en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld.
Het expliciet opslaan van metadata bij de data waar het betrekking op heeft, heeft als voordeel dat de data makkelijker gevonden kan worden. Maar ook worden binnen bedrijven veel meer gegevens meegenomen zoals duur en inhoud van het document en aan wie het gericht wordt indien men dit verstuurd.

(picture with courtesy to IBM)

Ook hier is veel over te doen geweest, en heeft bijvoorbeeld Microsoft een hulpmiddel (tegenwoordig ingebouwd) gemaakt waarmee de metadata gemakkleijk kan controleren en verwijderen indien daar noodzaak voor is. Denk hier aan gebruik binnen de advocatuur en jurisprudentie gevoelige zaken.

Metadata controleren

Weten wat u meestuurt met uw document of spreadsheet of Powerpoint: Microsoft  Office 2010 producten geven bij het opslaan al enkele metadata gegevens aan die eraan worden toegevoegd bij het opslaan. hieronder een voorbeeld van Microsoft® Word 2010

Acrobat document designers kunnen hier lezen hoe zij metadata kunnen controleren & verwijderen indien nodig (EN) Word 2003 gebruiker kunnen hier lezen hoe zij metadata controleren & verwijderen indien nodig . Word 2007 gebruikers kunnen hier lezen hoe zij metadata kunnen controleren & verwijderen indien nodig. 

Metadata controleren van een word 2010 document:

Word 2010 gebruikers klikken hiervoor in de TABLADEN BALK boven de Ribbon op bestand info, klikken op controleren op problemen (goed gekozen naam voor een knop vindt u niet!)

 

Op het hierboven meest rechtse scherm drukt u op de knop controleren

En klikt u op de knop alles verwijderen indien u de metadata van dat specifieke document wilt weghalen.

Het hierna geproduceerde overzicht scherm geeft exact welke gegevens met het document worden opgeslagen en dus LEESBAAR zijn voor derden.

klikt u op de knop verwijderen die aangegeven wordt naast de groep specifieke gegevens hetzij Opmerkingen, revisies;document eigenschappen ;aangepaste XML gegevens;Kop,voetteksten en watermerken;Onzichtbare inhoud en verborgen teksten.

Het metadata-loze document zal hierna kunnen worden opgeslagen!

Tot zover het bewust “baas blijven over uw “ metadata in door u geproduceerde Microsoft Word documenten, spreadsheets, PowerPoint presentaties, Visio en InfoPath.

Lees meer over Metadata, kwestie van vrijheid van data uiting en bescherming {part 2}